ZFŚS

Karta przedpłacona na święta dla pracownika to oszczędność dla firmy

edenredPracodawcy, którzy podejmują decyzje o prezentach dla pracowników na święta Bożego Narodzenia, powinni wybrać rozwiązanie najbardziej korzystne finansowo. Takim rozwiązaniem są np. karty przedpłacone. Ich wartość będzie wolna od PIT do 380 zł w roku podatkowym, jeśli zakup zostanie sfinansowany z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Jesień to w wielu firmach czas podejmowania decyzji o zakupie prezentów dla pracowników z okazji zbliżających się Mikołajek czy świąt Bożego Narodzenia. Popularnością cieszą się karty przedpłacone, które są atrakcyjną nagrodą dla pracowników oraz ich dzieci. A pracodawcy zyskują spore oszczędności, zwłaszcza natury podatkowej.

Odliczenie od przychodu

Jeśli zakład pracy postanowi zakupić karty przedpłacone dla zatrudnionych osób, będzie miał prawo uwzględnić ich wartość w kosztach uzyskania przychodów. Zasada ta dotyczy zarówno osób zatrudnionych na umowę o pracę, jak i umowę zlecenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami – zarówno ustawy o PIT, jak i CIT - do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niemogące pomniejszyć przychodów przedsiębiorcy. Zasady te mają także zastosowanie do wydatków ponoszonych przez pracodawców na karty dla pracowników, np. na karty podarunkowe. Formalne rozliczenie zakupu takich kart będzie jednak uzależnione od źródła ich finansowania. Pracodawca ma do wyboru dwie opcje: środki obrotowe lub te z ZFŚS.

Środki obrotowe

Wydatki finansowane ze środków obrotowych najłatwiej rozliczyć. Każda wydana z nich suma będzie kosztem podatkowym, jeśli zostaną spełnione ustawowe warunki. Ustawodawca podatkowy pozwala bowiem zaliczyć wydatek do kosztów, jeśli:

  • ma on związek z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu
  • zostanie faktycznie poniesiony
  • jest właściwie udokumentowany.

Środki socjalne

Gdy pracodawca zdecyduje się ufundować prezenty dla pracowników ze środków funduszu socjalnego będzie musiał pamiętać o podstawowej zasadzie: wartość kart przydzielona zatrudnionej w firmie osobie, musi zostać ustalona na podstawie kryterium socjalnego, np. sytuacji finansowej w rodzinie. Nie można wszystkim pracownikom podarować kart na święta o jednakowej wartości, np. 200 zł. Gdyby tak się stało, fiskus w przypadku kontroli zakwestionuje taki wydatek i każe go opodatkować jako przychód ze stosunku pracy, nawet jeśli będzie się on mieścił w ustawowym limicie 380 zł.

Regulamin można zmienić na lepsze

O formie wsparcia decyduje regulamin ZFŚS. Jeśli zatem w regulaminie nie przewidziano możliwości udzielania pomocy w postaci np. kart przedpłaconych, to aby pracownicy mogli je uzyskać, trzeba zmienić regulamin ZFŚS lub przygotować do niego aneks. Gdy firma zdecyduje się na kupno kart ze środków ZFŚS, musi pamiętać o tym, że ustawodawca podatkowy nie pozwala uwzględniać w kosztach wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. W konsekwencji kosztem podatkowym firmy jest odpis dokonany na rzecz funduszu. A wydatek na karty sfinansowany de facto z tego odpisu kosztem już nie będzie.

Korzyści karty przedpłaconej

Karta przedpłacona jest prezentem trafionym i dobrze postrzeganym przez pracowników – wynika z badań rynkowych. Najważniejsze zalety karty przedpłaconej:

  • pracodawca przy jej zakupie decyduje o wysokości doładowania, a zasilenie kart może odbywać się dowolną liczbę razy na różne kwoty
  • przynosi duże oszczędności czasu pracy działów HR
  • zgromadzone na karcie środki pracownik wydaje w dowolnym punkcie handlowo-usługowym w kraju i za granicą, w którym akceptowane są karty MasterCard oraz dokonuje transakcji online
  • pracownik w pełni kontroluje wydatki, dzięki możliwości sprawdzania salda karty: przez Internet, automatyczny serwis obsługi użytkowników kart, aplikację mobilną w telefonie oraz w bankomatach (saldo karty jest zawsze podawane w czasie rzeczywistym)
  • wraz z kartą obdarowana osoba otrzymuje dostęp do atrakcyjnych zniżek w ramach programu rabatowego, które zwiększają realną wartość świadczenia.


Autorem tekstu jest:
Anna Derlacka
CFO
Edenred Polska Sp. z o.o.