Obowiązek tworzenia akt osobowych

Pracodawca zobowiązany jest do zakładania i przechowywania akt osobowych. Nie ma tu znaczenia forma prawno - organizacyjna, długość trwania umowy czy liczba zatrudnionych pracowników. Akta osobowe prowadzone są dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak również na podstawie powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma obowiązku tworzenia akt osobowych dla osób zatrudnionych w ramach umów cywilno - prawnych. Obowiązku takiego nie ma również w stosunku do pracowników wykonujących pracę nakładczą.

Zaniechanie prowadzenia akt jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może skutkować nałożeniem kary grzywny.

Akta osobowe prowadzi się dla każdego pracownika oddzielnie. Składają się one z z 3 części: A, B i C.

W części A

gromadzone są dokumenty, które dotyczą okresu sprzed zatrudnienia tj.:
  • świadectwa szkolne;
  • dyplomy ukończenia studiów;
  • zaświadczenia potwierdzające przebyte szkolenia i kursy;
  • świadectwa pracy potwierdzające zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy;
  • zaświadczenie lekarskie stwierdzające zdolność do pracy;
  • inne, dotyczące okresu sprzed zatrudnienia.

Polecane:

Polecane artykuły na ZFŚS.pl

W części B

przechowywane są dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy. W szczególności tj:
  • umowa o pracę;
  • opis zakresu obowiązków;
  • potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczenia pracownika i członków rodziny (na wniosek pracownika);
  • informacja pracownicza;
  • potwierdzenie odbycia wstępnego lub okresowego szkolenia BHP;
  • oświadczenia rodzica;
  • informacja o numerze konta do przelewu wynagrodzenia;
  • oświadczenia o zachowaniu tajemnicy;
  • umowa o zakazie konkurencji (jeżeli dotyczy);
  • dokumenty dotyczące powierzenia mienia (jeżeli dotyczy);
  • zaświadczenia potwierdzające podnoszenie kwalifikacji podczas trwania zatrudnienia;
  • informacje u wyróżnieniu pracownika lub udzieleniu kary porządkowej;
  • dokumenty potwierdzające zmianę wynagrodzenia czy stanowiska;
  • pisma potwierdzające udzielenie urlopu bezpłatnego, ojcowskiego, macierzyńskiego czy wychowawczego;
  • zaświadczenia lekarskie z badań okresowych lub kontrolnych;
  • inne, związane z trwającym stosunkiem pracy.


Polecane:

Polecane artykuły na ZFŚS.pl

W części C

znajdują się dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy tj:
  • dokument rozwiązujący umowę (porozumienie, wypowiedzenie, potwierdzenie upływu czasu zawarcia);
  • świadectwo pracy;
  • potwierdzenie wydania świadectwa pracy:
  • potwierdzenie wyrejestrowania z ubezpieczeń pracownika i członków rodziny (jeżeli byli zgłoszeni);
  • obiegówka;
  • inne, związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
Dokumenty te powinny być ułożone w porządku chronologicznym wraz z nadanymi im numerami. Każda z części powinna zawierać kompletny spis dokumentów zgromadzonych w danej części. Niedopuszczalne jest korygowanie spisów, zmienianie kolejności czy próby innych modyfikacji.

Pracodawca zobowiązany jest również do takiego przechowywania akt pracowniczych, aby nie znalazły się one w niepowołanych rękach lub nie uległy zniszczeniu.