Podróż służbowa. Rozliczenie kosztów delegacji i czas pracy w podróży służbowej.

W pewnych sytuacjach w związku z potrzebami pracodawcy istnieje konieczność wykonywania obowiązków służbowych poza stałym, wskazanym w umowie miejscem pracy. W związku z tym pracownikowi należny jest zwrot określonych przez ustawodawcę kosztów delegacji. Zalicza się do nich:
  • przejazd ze stałego miejsca zamieszkania do miejsca będącego celem delegacji;
  • dojazd środkami komunikacji miejskiej, w formie ryczałtu przysługuje pracownikowi zwrot w wysokości 20% pełnej diety za każdą rozpoczętą dobę;
  • koszt noclegów, w formie ryczałtu w wysokości 150% pełnej diety lub w kwocie faktycznej;
  • pozostałe akceptowane przez pracodawcę wydatki.

Polecane:

Polecane artykuły na ZFŚS.pl


Dodatkowo, niezależnie od powyższych zwrotów pracodawca zobowiązany jest do wypłaty diety, której wysokość uzależniona jest od liczby godzin w jakich pracownik przebywa w delegacji. Godziny te naliczane są od momentu wyjazdu do chwili powrotu. I tak:

1. W przypadku podróży służbowej trwającej krócej niż 1 dobę kwoty te rozkładają się następująco:
  • do 8 godzin - dieta nie przysługuje;
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 pełnej diety;
  • powyżej 12 godzin - przysługuje pełna wysokość diety.

2. W przypadku delegacji służbowej trwającej dłużej niż 1 dobę za niepełną, ale rozpoczętą dobę koszty delegacji kształtują się następująco:
  • do 8 godzin - należna jest połowa pełnej diety;
  • powyżej 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej kwocie.

Są jednak delegacje, w których dieta nie jest wypłacana. Mowa tu o sytuacji, gdy:
  • pracownik odbywa podróż do jego stałego lub tymczasowego miejsca zamieszkania;
  • pracownik korzystając z możliwości przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej nie krócej niż 10 dni) w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub tymczasowego pobytu, będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości;
  • pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie, przez które rozumie się minimum 3 posiłki dziennie i zapewnienie tylko części z nich nie upoważnia pracodawcy do proporcjonalnego przeliczania wysokości diety.

Na chwilę obecną pełna wysokość diety wynosi 23 zł i pracodawca nie ma możliwości obniżenia tej kwoty, nie ma jednak przepisu zabraniającego wypłaty kwoty wyższej. Należy jednak pamiętać, że nadwyżka w stosunku do kwoty obowiązkowej powinna być oskładkowana i opodatkowana.


Pełna kwota diety Ryczałt na nocleg Ryczałt na dojazd
23 zł 34.50 zł 4.60 zł


Podróż służbowa to także w znacznej większości przebywanie poza stałym miejscem pracy w czasie dłuższym niż 8 godzin. Dlatego tak ważne jest prawidłowe rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej.

Polecane:

Polecane artykuły na ZFŚS.pl


Zgodnie z orzeczeniem SN z 4 lipca 1978 r (sygn. akt I PR 45/78 P.ZS 1979/10/76) czas podróży służbowej, czyli samego przemieszczania się z miejsca zamieszkania do miejsca delegowania i w kierunku powrotnym nie jest czasem pracy, chyba że przypada na godziny rozkładowe pracownika. Podczas przemieszczania się w podróży służbowej pracownik nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Oznacza to, że pracownik za czas dojazdu w ramach podróży służbowej przypadającego w godzinach pracy, przysługuje wynagrodzenie za pracę, ale za podróż przypadającą poza godzinami pracy, pracownikowi nie przysługuje ani dodatkowe wynagrodzenia ani czas wolny.

Jeżeli pracodawca wyda zgodę, pracobiorca może odbyć podróż służbową samochodem prywatnym. W takiej sytuacji pracownikowi należny jest zwrot kosztów eksploatacji samochodu w kwocie wskazanej w rozporządzeniu.

Czas podróży zaliczany jest jednak do odpoczynku dobowego wynoszącego 11 godzin od powrotu z podróży służbowej. Stanowisko takie potwierdza również wyrok SN z 23 czerwca 2005 r.