ZFŚS

Dokumenty ZFŚS, czyli jak udokumentować swoją sytuację

W związku z tym, że środki z funduszu socjalnego wypłacane są na podstawie ogólnej sytuacji rodzinno - materialnej pracownika, a więc na podstawie kryteriów niedostępnych standardowo pracodawcy, ma on prawo żądać dokumentów potwierdzających zaistniałą sytuację.

Przepisy prawa nie mówią jednak wprost, jaki zakres informacji czy rodzaj dokumentów ma prawo żądać pracodawca od pracownika, aby móc należycie ocenić sytuacje podwładnego.

Problem ten jest dość istotny gdyż dane o finansach w rodzinie pracownika, chorobach w rodzinie i pojawiających się problemach, zaległościach finansowych czy innych problemach jest kryterium, które pozwala dogłębnie przeanalizować temat i zapewnić pracownikom jak najwłaściwszą pomoc.

Do najczęściej stosowanych form oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej jest coroczne zbieranie oświadczeń pracowników. Możliwość taka dopuszcza kodeks pracy, który formę tę uznaje jako właściwą do udostępniania pracodawcy informacji nie będących bezpośrednio związanych z zatrudnieniem. Przy takim rozwiązaniu ważne jest to, aby oświadczenie miało formę szczegółowego dokumentu, na podstawie którego pracodawca będzie miał klarowny obraz skali problemów dotyczących jego pracowników.

Polecane:

Polecane artykuły na ZFŚS.pl

Wielu pracodawców uznaje jednak oświadczenia, jako mało wiarygodny dokument, obarczony ryzykiem nadużycia ze strony pracowników i poświadczania przez nich nieprawdy. Firmy te jako jedyne słuszne dokumenty uznają zaświadczenia o zarobkach wystawione przez zakłady pracy pozostałych członków rodziny, zaświadczenia z urzędów pracy, zaświadczenia lekarskie, potwierdzenia wypoczynku czy inne dokumenty potwierdzające w sposób jednoznaczny zaistniałą, trudną sytuację. Nie jest łatwo jednoznacznie wskazać poprawność tych działań, ale w praktyce często uznaje się, że to zapisy regulaminu funduszu świadczeń socjalnych określają jakie dokumenty i formy potwierdzania sytuacji są dopuszczalne i właściwe. Idąc w tym kierunku można zaryzykować stwierdzenie, że jeżeli regulamin jasno wskazuje czego może żądać pracodawca i w jakiej sytuacji to działanie jest właściwe, ponieważ ma swoje formalne uregulowanie w regulaminie ZFŚS i służy określaniu potrzeb pracownika, a co za tym idzie stworzeniu planu wsparcia i pomocy dla tego pracownika.

Spore grono pracowników nie zgadza się z tak rygorystycznym wnikaniem w ich osobistą sytuację i zasłania się przepisami o ochronie danych osobowych.

Zastrzeżenia te są jednak niewłaściwe, co potwierdza wyrok SN z 8.05.2002 r. sygn. akt I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99, który wskazuje, że pracodawca może zbierać informacje o sytuacji materialnej pracownika jeżeli mają one służyć przyznaniu świadczenia. Warunkiem jest jednak fakt, że kwestie te muszą być uregulowane w regulaminie funduszu socjalnego.

Ważne:

Ważne informacje na ZFŚS.pl

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przyjął stanowisko, że pozyskiwanie danych jest możliwe i właściwe, gdy pozwalają na to przepisy prawa, a w omawianych kwestiach ustawa o ZFŚS wymaga rozróżniania pracowników pod względem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika, a co za tym idzie zgodne z przepisami jest wymaganie do pracownika określenie jego sytuacji pod względem ww. kryteriów socjalnych. O ile oświadczenie z punktu widzenia prawa wydaje się być najwłaściwszą formą dokumentowania sytuacji GIODO nie wyklucza możliwości pobierania od pracownika innych dokumentów niż tylko oświadczenie, ale pod warunkiem, że przewiduje to regulamin funduszu świadczeń socjalnych.

Jak już wspomniano regulamin ZFŚS szczegółowo określa jakie dokumenty są właściwe, jaki jest tryb przekazywania danych, kto ma wgląd do przekazywanych informacji. Przy takich zapisach w przypadku sprzeciwu pracownika co do formy potwierdzania sytuacji pracownika, pracodawca ma prawo odrzucić wniosek z adnotacją, że złożenie wniosku jest niezgodne z założeniami regulaminu ZFŚS.
ZOBACZ TAKŻE:
Oświadczenie jako forma potwierdzenia sytuacji materialnej pracownika